1. Estructura de Pantalla y Navegación (Layout)
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ [🏢 Empresa / Sucursal] | Periodo: [FY 2026 - Abierto] 🔒 | [+ Nueva Póliza] | [Usuario: Contador] │
├──────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ BARRA LATERAL (MENÚ) │ ÁREA PRINCIPAL DE TRABAJO (LEDGER & WORKSPACE) │
│ │ │
│ 📁 1. Catálogo / Plan │ Póliza de Diario: PD-2026-0091 Fecha: 2026-10-02 │
│ 📁 2. Pólizas & Diario │ Concepto: Registro devengamiento servicios mensuales │
│ 📁 3. Submayor CxC │ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ 📁 4. Submayor CxP │ Cuenta Contable Débito Crédito Tercero C. Costo │
│ 📁 5. Tesorería & Bancos │ 1101-01 Caja General $500.00 $0.00 -- CC-ADM │
│ 📁 6. Activos Fijos │ 4101-01 Ingresos Servicios $0.00 $500.00 Cliente ABC CC-OPS │
│ 📁 7. Cierres & Periodos │ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ 📁 8. Libros e Informes │ TOTALES: $500.00 $500.00 DIFERENCIA: $0.00 (OK) │
│ 📁 9. Parámetros / Conf. │ [Guardar Borrador] [Contabilizar Definitivo] [Imprimir / Exportar] │
└──────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
2. Inventario Detallado de Tareas por Submódulo
- Árbol Jerárquico: Navegación por niveles (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos, Gastos, Cuentas de Orden).
- Configuración de Cuenta: Código, nombre, tipo de saldo (deudor/acreedor), moneda y estado.
- Control de Imputación: Marcar si es cuenta de mayor (agrupadora) o cuenta de movimiento/detalle (
is_posting).
- Reglas Obligatorias: Asignar validación forzosa de Tercero (
requires_party) o Inventario (requires_stock).
- Importación / Exportación: Carga masiva mediante CSV/Excel del catálogo oficial.
- Captura de Asientos: Entrada manual con verificación en tiempo real de cuadre (Débitos = Créditos).
- Tipos de Póliza: Pólizas de Ingreso, Egreso / Cheque y Diario (ajustes generales).
- Plantillas Recurrentes: Programación automática de provisiones mensuales (alquileres, seguros, depreciaciones).
- Flujo de Aprobación: Estados de control: Borrador → Revisado → Contabilizado (Inmutable).
- Reversiones y Anulaciones: Emisión de contra-asientos automáticos con trazabilidad de auditoría.
- Padrón de Clientes / Deudores: NIT, NRC, Tax ID, condiciones de crédito y días de gracia.
- Registro de Facturas de Venta: Emisión de comprobantes que debitan CxC y acreditan Ingresos e IVA Débito.
- Aplicación de Pagos: Recibos de cobranza con cruce directo a facturas específicas.
- Notas de Crédito y Anticipos: Control de saldos a favor de clientes y devoluciones.
- Antigüedad de Saldos: Reporte de cartera vencida por tramos (Corriente, 30, 60, 90+ días).
- Padrón de Proveedores: Datos fiscales, datos bancarios para transferencias y tipos de retención.
- Cuentas por Pagar: Registro de facturas de compra/servicios (Débito a Gasto/Inventario, Crédito a CxP).
- Programación de Pagos: Calendario quincenal/mensual de vencimientos para optimización de flujo.
- Erogaciones y Pagos: Aplicación de transferencias o cheques contra facturas de compras registradas.
- Anticipos a Proveedores: Registro y amortización contra facturas finales de compra.
- Cuentas de Banco y Cajas: Control de cuentas bancarias en moneda local y divisas.
- Transferencias Internas: Asientos automáticos de traspaso de fondos entre cuentas propias.
- Caja Chica (Petty Cash): Fondo fijo, registro de vales, liquidación y cheque de reembolso.
- Conciliación Bancaria: Importación de extractos (CSV/OFX) y cruce contra el libro auxiliar de bancos.
- Control de Partidas en Tránsito: Cheques girados no cobrados y depósitos en tránsito.
- Padrón de Activos: Registro de maquinaria, vehículos, equipo de cómputo y mobiliario.
- Valuación: Costo histórico de adquisición, vida útil estimada y valor residual.
- Cálculo Automático: Corrida mensual de depreciaciones (Método línea recta u otros).
- Asiento Automático de Depreciación: Débito a Gasto por Depreciación, Crédito a Depreciación Acumulada.
- Bajas y Disposición: Cálculo de utilidad o pérdida contable al retirar o vender un activo.
- Apertura de Ejercicio: Calendario anual dividido en 12 periodos mensuales + 1 periodo de cierre.
- Bloqueo Mensual: Cierre estricto que impide crear o alterar pólizas en fechas pasadas.
- Asiento de Cierre Anual: Cancelación de cuentas de resultados (Ingresos y Gastos contra Pérdidas y Ganancias).
- Traslado a Resultados: Envío de la utilidad o pérdida a la cuenta patrimonial de Utilidades Retenidas.
- Asiento de Apertura: Traslado de saldos iniciales del Balance General para el nuevo año.
- Libros Obligatorios: Libro Diario, Libro Mayor General y Balanza de Comprobación (Sumas y Saldos).
- Estados Financieros Básicos: Balance General, Estado de Resultados (P&L) y Flujo de Efectivo.
- Libros Fiscales de IVA: Libro de Ventas a Contribuyentes/Consumidor Final y Libro de Compras (Crédito Fiscal).
- Informes por Dimensión: Balanza analítica por Centro de Costo, Proyecto o Sucursal.
- Exportaciones: Generación en PDF oficial para firmas y formatos en Excel/CSV.
3. Menú de Referencia Estándar ERPNext (Módulo de Contabilidad Oficial)
- Tablero Contable (Dashboard): Saldo total en bancos, ingresos del mes, gastos del mes, gráfico de flujo de caja (Cash Flow).
- Notificaciones y Alertas: Facturas vencidas por cobrar, facturas por pagar próximas a vencer, asientos en borrador pendientes de autorizar.
- Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts): Vista en árbol interactivo (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto).
- Asiento Contable (Journal Entry): Entrada manual general (Asiento de Diario, Apertura, Depreciación, Ajuste de Cambio).
- Asientos Periódicos / Recurrentes (Auto Repeat / Recurring Entries): Plantillas para generar pólizas automáticas mensuales (alquileres, seguros).
- Periodos Fiscales y Ejercicio (Fiscal Year & Accounting Period): Fechas de inicio/fin de año y bloqueo de periodos cerrados.
- Factura de Venta (Sales Invoice): Emisión de factura/crédito fiscal que afecta la cuenta por cobrar.
- Entrada de Pago / Cobro (Payment Entry - Receive): Registro de abonos/remesas de clientes contra facturas específicas.
- Nota de Crédito (Credit Note): Ajustes a favor del cliente o devoluciones.
- Recordatorios de Pago (Payment Requests / Dunning): Avisos de cobro por correo a clientes con saldos vencidos.
- Factura de Compra (Purchase Invoice): Registro de factura de proveedor que afecta la cuenta por pagar.
- Entrada de Pago / Desembolso (Payment Entry - Pay): Aplicación de pagos/transferencias a facturas de proveedores.
- Nota de Débito (Debit Note): Reclamos o notas a favor emitidas contra un proveedor.
- Órdenes de Pago Masivas (Payment Order): Agrupación de facturas para pago conjunto semanal/quincenal.
- Cuentas Bancarias y Cajas (Bank Account / Cash Accounts): Lista de cuentas de cheques, ahorros y fondos fijos de caja chica.
- Conciliación Bancaria (Bank Reconciliation Tool): Importar extracto del banco (CSV/Excel) y herramienta de cruce/matching contra libros.
- Apertura / Cierre de Punto de Venta o Caja (POS Opening / Closing Entry): Arqueo diario de caja física.
- Registro de Activos (Asset): Ficha del activo (vehículo, maquinaria, equipo de oficina), fecha de compra, valor inicial y valor residual.
- Categorías de Activo (Asset Category): Define vida útil y las cuentas contables de gasto y depreciación acumulada.
- Cálculo de Depreciación (Depreciation Schedule): Asiento automático mensual generado por el sistema.
- Venta o Descarte de Activo (Asset Disposal / Scrap): Baja del bien y cálculo de utilidad o pérdida.
- Árbol de Centros de Costo (Cost Center Tree): Departamentos o sucursales (Administración, Operaciones, Ventas).
- Proyectos (Projects): Control de ingresos, compras de materiales y mano de obra vinculada al proyecto.
- Presupuestos (Budgeting): Asignación de presupuesto anual/mensual por cuenta y centro de costo con alertas si se sobrepasa.
- Estados Financieros Principales: Balance General (Balance Sheet), Estado de Pérdidas y Ganancias (P&L), Balanza de Comprobación (Trial Balance) y Estado de Flujo de Efectivo (Cash Flow Statement).
- Libros Auxiliares: Libro Mayor General (General Ledger Report), Libro de Ventas y Compras / Impuestos (Tax Report / Sales Register / Purchase Register).
- Informes de Cartera: Antigüedad de Saldos por Cobrar (A/R Aging) y Antigüedad de Saldos por Pagar (A/P Aging).
- Cuentas Predeterminadas de la Empresa (Company Default Accounts): Cuenta de Ganancia/Pérdida del Ejercicio, Diferencial Cambiario, cuentas de CxC y CxP por defecto.
- Plantillas de Impuestos (Taxes & Charges Templates): Configuración de tasas de IVA, retenciones y percepciones.
- Monedas y Tipos de Cambio (Currencies & Exchange Rates): Moneda base del sistema y tasas de conversión históricas.
- Reglas de Cierre y Bloqueo (Freeze Accounting Entries): Fecha límite a partir de la cual no se permite crear ni editar pólizas anteriores.